Politique de confidentialité

1. Notre engagement

FOXSCAN attache une importance majeure à la protection de vos données personnelles. La présente politique vous informe de manière transparente sur les traitements que nous opérons, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi française « Informatique et Libertés ».

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• Pierre-Emmanuel EMERY--DUVAREILLE (EI)
• Siège social : 7 ter boulevard de Verdun, 42800 Saint-Martin-la-Plaine, France
• SIRET : contact@trufox.fr
• Contact : contact@trufox.fr

3. Données collectées

3.1 Données du compte utilisateur

• Nom, prénom
• Adresse e-mail
• Mot de passe (stocké chiffré, jamais en clair)
• Identifiant Apple ou Google (si connexion via Sign in with Apple/Google)
• Date de création du compte, date de dernière connexion
• Informations de facturation (via notre prestataire Stripe)

3.2 Données générées par l'usage du service

• Photos de chaque pièce (sols, murs, plafonds, équipements) prises lors de l'EDL
• Signatures électroniques du bailleur, du locataire et des mandataires
• Adresses postales des biens scannés et identité des locataires (nom, prénom, transmis par l'agent immobilier)
• Scans 3D LiDAR (fichiers USDZ) et plans 2D générés à partir du scan
• Descriptions textuelles de l'état de chaque pièce (état des sols, murs, équipements, observations)
• Métadonnées : dates et horodatages de l'EDL, géolocalisation approximative au moment du scan, surface mesurée
• Historique des comparaisons entrée/sortie et des PDF générés/téléchargés

3.3 Données générées par un constat (constatFox)

Un constat de commissaire de justice produit des données d'une nature différente de celles d'un état des lieux, et il faut les nommer pour ce qu'elles sont :

• Enregistrements sonores des constatations dictées sur les lieux. Ils contiennent la voix de l'officier ministériel et, le cas échéant, celle des personnes présentes, ainsi que tout propos tenu à portée du micro pendant l'enregistrement.
• Photographies des lieux, horodatées sur la même chronologie que les prises de son
• Procès-verbal au format PDF, et les mentions qu'il porte : lieux, date et heure d'arrivée, personne présente ou mention de son absence, requérant
• Métadonnées : durée et ordre des prises, horodatages, identifiant du dossier

Ces enregistrements ne sont jamais transmis à un tiers, ni analysés automatiquement, ni transcrits par un service externe. Ils restent sur les serveurs d'hébergement en Union européenne (article 9) et ne quittent pas ce périmètre. Le sous-traitant mentionné à l'article 7 n'y a pas accès.

Responsabilité de l'information des personnes. Le commissaire de justice, responsable de traitement, informe les personnes présentes de l'enregistrement dans les conditions prévues par sa profession et par le RGPD. FOXSCAN, sous-traitant, met l'outil à disposition sans intervenir dans cette relation.

3.4 Données techniques

• Adresse IP (limitée à des fins de sécurité et de logs)
• Type d'appareil et version iOS
• Navigateur et version
• Logs d'erreurs et d'utilisation (anonymisés)

4. Finalités du traitement

5. Bases légales

Conformément au RGPD, chaque traitement repose sur une base légale précise :

• Exécution du contrat : création du compte, fourniture du service, facturation
• Obligation légale : conservation des factures (10 ans), réponse aux demandes des autorités
• Intérêt légitime : sécurité du service, prévention de la fraude, amélioration du produit
• Consentement : envoi de communications commerciales (newsletter, si applicable)

6. Destinataires des données

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein de Pierre-Emmanuel EMERY--DUVAREILLE (EI) et à nos sous-traitants techniques :

Aucune donnée n'est vendue ou louée à des tiers à des fins commerciales.

7. Analyse automatisée des photographies par OpenAI

Pour assister le pré-remplissage automatique de l'état des lieux, FOXSCAN transmet certaines photos de l'EDL ainsi que de courts prompts textuels (consignes d'analyse) à l'API d'OpenAI, L.L.C. (États-Unis). Le service renvoie une description textuelle de ce qui est visible sur l'image (état des murs, sols, équipements), que vous restez libre de modifier ou supprimer avant signature.

• Données envoyées : photos JPEG/PNG de pièces et d'équipements, encodées en base64 dans la requête. Aucun nom, email, adresse de bien ou identité de locataire n'est joint.
• Sous-traitant : OpenAI, L.L.C. (San Francisco, États-Unis), via son API gpt-4 vision / gpt-4o.
• Localisation du traitement : serveurs OpenAI aux États-Unis.
• Garanties : OpenAI est certifié EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) et applique des Clauses Contractuelles Types (CCT) en complément.
• Conservation par OpenAI : dans le cadre de l'API (offre payante, opt-out par défaut), OpenAI n'utilise pas vos données pour entraîner ses modèles et conserve les requêtes maximum 30 jours pour des raisons de sécurité, puis les supprime (cf. openai.com/enterprise-privacy).
• Désactivation : vous pouvez désactiver le pré-remplissage automatique dans les réglages de l'app FOXSCAN — dans ce cas aucune photo n'est envoyée à OpenAI.

8. Synchronisation iCloud / CloudKit (utilisateurs Apple)

Si vous utilisez l'application iOS FOXSCAN avec un compte Apple connecté à iCloud, certaines données peuvent être synchronisées via CloudKit (service de stockage cloud d'Apple) pour vous permettre de retrouver vos EDL en cours sur tous vos appareils.

• Données synchronisées via CloudKit : brouillons d'EDL en cours, photos non encore envoyées à notre serveur, scans 3D temporaires, préférences d'app.
• Localisation : serveurs Apple gérés par Apple Inc. (États-Unis et data centers européens d'Apple).
• Chiffrement : bout-en-bout par défaut pour le conteneur privé CloudKit (Apple ne peut pas lire le contenu).
• Compte Apple : votre identifiant Apple n'est pas transmis à FOXSCAN — seul un identifiant opaque CloudKit (différent à chaque app) est utilisé.
• Désactivation : vous pouvez désactiver la synchronisation iCloud pour FOXSCAN dans Réglages iOS → Pierre-Emmanuel EMERY--DUVAREILLE → iCloud → FOXSCAN. Vos données restent alors uniquement sur votre appareil.
• Garanties : Apple est certifié EU-U.S. Data Privacy Framework. Voir la politique iCloud d'Apple pour le détail.

9. Hébergement et localisation

Les données du dashboard et des EDL sont stockées sur les serveurs de notre hébergeur principal Hostinger, situés aux Pays-Bas (Union Européenne).

Les sauvegardes peuvent être effectuées en Lituanie (UE).

Les données transmises à des sous-traitants hors UE bénéficient des garanties prévues par le RGPD (Clauses Contractuelles Types ou Data Privacy Framework pour les États-Unis).

10. Durée de conservation

Ce qui se passe quand vous supprimez votre compte

La suppression est immédiate et définitive. Sont effacés sans délai : votre compte et vos identifiants de connexion, vos états des lieux, photographies et scans 3D, les adresses des biens et les noms des personnes qui y figurent, vos brouillons, ainsi que votre adresse IP et les journaux d'assistance rattachés à votre compte.

Nous conservons ensuite deux choses, et deux seulement :

• Des statistiques anonymes — date d'inscription, date de suppression, nombre d'états des lieux réalisés et coût de traitement associé. Ces informations ne sont rattachées à aucun identifiant permettant de vous reconnaître : ce ne sont plus des données personnelles au sens du RGPD, et elles ne relèvent donc plus du droit à l'effacement. Elles nous servent à mesurer l'usage du service.
• Vos factures, si vous avez été client payant — pendant 10 ans, comme l'impose l'article L123-22 du Code de commerce. Une facture comporte nécessairement votre identité. Cette obligation légale prime sur le droit à l'effacement, conformément à l'article 17.3.b du RGPD. Ces pièces sont conservées à des fins purement comptables, avec un accès restreint, et ne sont utilisées à aucune autre fin.

Si vous n'avez jamais été client payant, aucune donnée permettant de vous identifier n'est conservée après la suppression de votre compte.

Un état des lieux signé engage aussi le bailleur et le locataire. La suppression de votre compte n'efface pas les exemplaires qui leur ont été remis, et ne prive pas ces tiers des droits qu'ils tiennent de ce document.

Analyse automatisée et intervention humaine

Le service pré-remplit automatiquement les fiches d'état des lieux à partir des photographies. Cette analyse n'est jamais définitive : l'opérateur la relit, la corrige et la valide, puis le document est signé par les parties.

Aucune décision produisant des effets juridiques n'est donc prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé, au sens de l'article 22 du RGPD. L'appréciation finale de l'état d'un logement relève toujours d'une personne.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement des connexions (HTTPS / TLS 1.2+)
• Mots de passe stockés avec algorithme de hachage sécurisé (SHA-256 + sel + poivre)
• Authentification par token JWT à durée limitée
• Accès aux serveurs restreint et journalisé (SSH par clé publique uniquement)
• Sauvegardes régulières sur des sites distincts (UE)
• Contrôle d'accès strict aux données (chaque utilisateur ne voit que ses propres EDL)

12. Vos droits RGPD

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »)
• Droit à la limitation : restreindre le traitement
• Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré (JSON)
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (pour les traitements basés sur le consentement)
• Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@trufox.fr avec le sujet « Demande RGPD » (réponse sous 30 jours).

Pour plus de détails, consultez notre page dédiée RGPD.

13. Cookies

FOXSCAN utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (authentification, session). Aucun cookie tiers de mesure d'audience, de publicité ou de tracking marketing n'est déposé.

Les cookies utilisés :

14. Mineurs

FOXSCAN est un service à destination des professionnels de l'immobilier. Le service n'est pas destiné aux mineurs de moins de 18 ans.

15. Contact privacy dédié

Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, l'exercice de vos droits RGPD, ou un incident de sécurité, vous pouvez nous joindre directement par les canaux suivants :

• 📧 E-mail dédié vie privée : contact@trufox.fr (réponse sous 30 jours maximum)
• 📧 Support général : contact@trufox.fr
• 📮 Courrier postal : 7 ter boulevard de Verdun, 42800 Saint-Martin-la-Plaine, France
• ⚖️ Réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr/fr/plaintes

Pour le détail complet de vos droits et de la procédure d'exercice, consultez aussi notre page RGPD dédiée.

16. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. Les modifications substantielles seront notifiées aux utilisateurs par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.