État des lieux numérique : le guide complet 2026 (et modèle gratuit)

1. Qu'est-ce qu'un état des lieux numérique ?

Un état des lieux numérique (ou « EDL digital », « EDL dématérialisé ») est un document qui constate l'état d'un logement à l'entrée ou à la sortie d'un locataire, réalisé entièrement sur smartphone ou tablette. Il remplace le formulaire papier traditionnel.

Concrètement, un EDL numérique permet de :

• Décrire chaque pièce et équipement directement depuis l'appareil ;
• Joindre des photos horodatées automatiquement ;
• Mesurer les surfaces avec précision (via LiDAR sur iPhone Pro) ;
• Faire signer électroniquement les deux parties ;
• Générer un PDF officiel envoyé immédiatement par email.

2. Valeur juridique : que dit la loi ?

L'état des lieux est encadré par la loi du 6 juillet 1989 (article 3-2), modifiée par la loi ALUR du 24 mars 2014 et précisée par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Ces textes définissent le contenu obligatoire mais n'imposent aucun support particulier.

L'EDL peut donc être réalisé sur papier, sur tablette/smartphone, ou via un commissaire de justice (anciennement huissier).

2.1 La signature électronique a-t-elle la même valeur ?

Oui. Depuis la loi du 13 mars 2000 et l'article 1367 du Code civil, la signature électronique a la même force probante que la signature manuscrite, à condition d'être réalisée dans les règles (identification du signataire, intégrité du document signé).

Les applications modernes comme FOXSCAN utilisent une signature biométrique capturée sur l'écran tactile, archivée avec horodatage et hash cryptographique du document → conforme aux règlements eIDAS niveau « simple ».

2.2 En cas de litige

L'EDL numérique est recevable devant les tribunaux. En pratique, il est même plus solide qu'un EDL papier : les photos sont horodatées de manière infalsifiable, le document conserve un historique de modifications, et il est impossible de modifier après signature.

3. Les mentions obligatoires d'un état des lieux

Le décret du 30 mars 2016 impose les mentions suivantes :

Pour un logement meublé, un inventaire détaillé du mobilier doit être annexé.

4. Les 6 étapes pour faire un état des lieux numérique

Avec une application moderne comme FOXSCAN, voici le déroulé type :

Étape 1 : Création du dossier bien

Vous créez une fiche pour le logement : adresse, nom du locataire entrant, type de bail (vide/meublé), date de l'EDL.

Étape 2 : Scan 3D du logement (4 minutes)

Vous parcourez l'appartement avec votre iPhone Pro. Le capteur LiDAR cartographie les volumes en 3D et calcule automatiquement les surfaces de chaque pièce avec une marge d'erreur inférieure à 5%.

Étape 3 : Photos pièce par pièce

Pour chaque pièce, vous photographiez les éléments : sol, murs, plafond, fenêtres, équipements. Les photos sont horodatées, géolocalisées, et associées à la pièce concernée.

Étape 4 : Remplissage automatique de l'EDL

L'intelligence artificielle analyse les photos et propose un descriptif d'état pour chaque élément (« peinture en bon état », « rayure légère sur le parquet », « tâche de 12×8 cm sur le mur ouest »). Vous validez ou corrigez.

Étape 5 : Relevés et signatures

Vous photographiez les compteurs (eau, gaz, électricité), les valeurs sont automatiquement extraites par OCR. Le bailleur et le locataire signent ensuite directement sur l'écran tactile.

Étape 6 : Génération et envoi du PDF

Le PDF officiel est généré automatiquement et envoyé par email aux deux parties dans les secondes qui suivent. Une copie reste archivée dans votre espace cloud sécurisé.

5. Le rôle clé des photos

Les photos ne sont pas légalement obligatoires mais elles sont devenues indispensables en pratique. Sans elles, en cas de litige, vous n'avez que la parole de l'agent ou du locataire contre le contraire.

Une bonne pratique :

• Une photo par mur, par sol, par plafond, par équipement visible ;
• Photos en plan large (vue d'ensemble) + plans rapprochés sur les défauts ;
• Photos des compteurs avec relevés visibles ;
• Photos des clés remises (nombre, type) ;
• Datation et géolocalisation activées.

Avec FOXSCAN, chaque photo est automatiquement liée à l'élément concerné dans l'EDL et signée numériquement (impossible à modifier après signature).

6. Signature électronique : comment ça marche

3 niveaux de signature électronique selon le règlement eIDAS (2014) :

La signature simple est juridiquement valable et largement acceptée par les tribunaux pour un état des lieux locatif.

7. EDL numérique vs EDL papier : 7 avantages décisifs

8. Comment choisir son application d'état des lieux

5 critères essentiels à vérifier avant de souscrire à un logiciel d'EDL :

1. Conformité légale

L'application doit générer un PDF avec toutes les mentions obligatoires (loi ALUR, décret 2016-382). Vérifiez qu'un EDL d'exemple a été testé devant juridiction.

2. Signature électronique conforme eIDAS

La signature doit être horodatée et associée au document signé (hash cryptographique). Une simple image de signature ne suffit pas en cas de contestation.

3. Auto-remplissage par IA

Les meilleures applications utilisent l'IA pour analyser les photos et pré-remplir l'EDL. C'est ce qui fait gagner le temps massif. Sans ça, vous remplissez tout à la main.

4. Mesures précises (LiDAR)

Les iPhones Pro intègrent un capteur LiDAR qui mesure les volumes au centimètre. Vérifiez que l'application l'utilise vraiment.

5. Comparaison entrée/sortie

Au moment de l'EDL de sortie, l'application doit retrouver automatiquement l'EDL d'entrée et le présenter côte à côte pour identifier les changements.

9. Questions fréquentes